オフィスペイ導入事例

小田急沿線のエキスパートとして不動産事業を展開する、小田急不動産株式会社様。分譲・賃貸・仲介業を主体とし、顧客に合わせた最適な空間を提供しています。

そんな小田急不動産様の本社に設置されている自動販売機では、以前までプリペイド式の決済システムを採用していました。

しかし自動販売機を使用する際に、「決済リーダー端末の老朽化により、プリペイド決済に使用するカードを差し込むと詰まってしまう」などの課題があったようです。その課題を解決するために導入したのが、非接触型決済を可能にするオフィスペイでした。

課題を解決するにあたり、なぜオフィスペイを選んでくださったのか、導入後にどんなメリットがあったのかなど、人事総務部に所属する高橋様にお話を伺いました！

プリペイド式の自販機で抱えていた2つの課題

-まず、高橋様の主な業務内容を教えていただけますか？

高橋：
人事総務部・総務グループに所属しており、主にファシリティ関係を担当しています。机やイス、自動販売機などの社内設備やレイアウトに関する業務が中心ですね。

-社員の方は何名くらいいらっしゃるのでしょう？

高橋：
本社オフィスは、子会社を含めて250人ほどが在籍しています。フロアは主に接客などに使う4階と、執務スペースである6,7,8階。そのうち4,6,8階に、自動販売機を設置しています。

-その自動販売機において課題を抱えていたとのことですが、詳しく教えていただけますか？

高橋：
課題は、

1. 決済リーダー端末の老朽化により、差し込むタイプのプリペイドカードが詰まることがあった
2. 使用していた決済用リーダー端末が製造中止になってしまった

の2つでした。

課題①：決済リーダー端末の老朽化により、差し込むタイプのプリペイドカードが詰まることがあった

-それでは、1つ目の課題から教えていただけますか？

高橋：
まずひとつは「決済リーダー端末の老朽化により、差し込むタイプのプリペイドカードが詰まってしまう」ということです。

以前の自動販売機では、飲料を購入する際の決済にプリペイドカードを利用していました。そのため、飲料を買う際は決済用のリーダー端末にカードを差し込んで読み取らせる必要があります。その際に、「カードが詰まってしまう」ということが何度かあったんです。

-詰まったときは、社内で対応できたのでしょうか？

高橋：
いえ、自動販売機のオペレーターさんに連絡して来社していただきました。まずオペレーターさんに状況を確認していただき、カードを取り出せなかった場合は決済端末を交換する、といった流れでしたね。

詰まったカードを取り出せたこともあったのですが、またいつカードが詰まるかわかりません。そのため、非接触型の決済システムはないかと考えていたんです。

課題②：使用していたリーダー端末が製造中止になってしまった

-次に、2つ目の課題を教えていただけますか？

高橋：
もうひとつの課題は、「カードを読み取るリーダー端末が製造中止になった」ということです。端末そのものがなくなるため、次にカードが詰まったり、故障したりしたらもう交換できなくなってしまいます。

そんな時にオフィスペイのことを知り、導入を決めました。

オフィスペイの導入の決め手となった、3つの魅力

-導入の決め手となった、オフィスペイの魅力はどんなところでしたか？

高橋：
導入の決め手は、

1. カードの詰まりを防げる、非接触型の端末であること
2. 部署ごとにカードを用意できること
3. 導入コストがかからず、すぐに利用できること

の3つに魅力を感じたことが大きかったですね。

オフィスペイの魅力①：非接触型の端末なので、カードの詰まりを防げる

高橋：
オフィスペイは、クレジットカード・交通系IC・社員証など、いくつかの決済方法が選べますが、当社では専用の決済カードを部署ごとに用意しています。

カードをリーダー端末にかざすだけなので、これまでのプリペイドカードのように端末内に差し込む必要がありません。カードが詰まる心配がないところに魅力を感じました。

オフィスペイの魅力②：部署ごとにカードを用意できるため、各部署の利用実績を確認しやすい

高橋：
プリペイドカード式の自動販売機を使用している時から、部署ごとの利用額や利用頻度を把握するため、組織別にカードを
用意していました。

もし全社員にカードを作ると、社員一人ひとりの支払いを管理しなければなりません。個人で飲料を買ったのか、来客用に買ったのかなどもわかりづらくなってしまいます。

仮に事後精算で給与から天引きするとなると、そこで金額が合わないなどのミスも起きかねない。

そこで、個人単位でなく部署ごとに把握したかったんです。

-引き続き、部署ごとにカードが用意できるということが必須だったのですね？

高橋：
そうですね。自動販売機での利用において、部署ごとにカードを用意できるのが、オフィスペイのみでした。

-では他社サービスと比較することなく、オフィスペイの導入を決めていただけたということでしょうか？

高橋：
部署ごとにカードを作れるのがオフィスペイのみという時点で、他社サービスと比較はしませんでした。あとは、予算とコストだけですね。

オフィスペイの魅力③：導入コストがかからず、すぐに利用できる

高橋：
導入コストがかからないことも非常に大きかったですね。オフィスペイは初期費用と月額費用がかかりません。ランニングコストは月々の電気代のみです。（※）

当社の場合は、導入コストの金額によって稟議が必要です。オフィスペイはその費用が発生しないため、すぐに導入することができました。

※導入可否に関しては、社員数や月次の売上予想額を加味して個別に審査させていただきます。

-稟議の必要もないんですね。では導入を決めてから実際に使えるようになるまで、特に問題はなかったですか？

高橋：
そうですね。オフィスペイのことを知り、実際に申込みをしてから搬入するまでが一ヶ月と、とてもスピーディでした。

プリペイドのリーダー端末が次に壊れた場合の後続機器がもうなく、早く交換したいという危機感もあったので、ありがたかったです。

-御社の作業の面倒さはいかがでしたか？

高橋：
当社の作業負荷は全然なかったんです。

さすがに「カードの登録作業は、当社でやらなければいけないだろうけど、正直面倒だな」と思っていたのですが、驚くことにオフィスペイさん側ですべて対応いただけました。

どの部署のカードかわかるようにシールを貼るところまで対応していただけたので、本当に何もせずスムーズに導入できましたね。

利用額や利用頻度の確認がWebで簡単にでき、部署ごとに上限を決めることも可能に

-実際に使用してみていかがでしょうか？

高橋：
カードが詰まるという心配はなくなったので、その点はホッとしています。

また、部署ごとの利用額や利用頻度がWebで簡単に確認できるようになったのもありがたいです。

仮にどこかの部署が使い過ぎていたとしても、すぐにWebで確認できれば、利用頻度を少し抑えるように伝えることもできますからね。

-オフィスペイは購入回数の上限を設定することもできますが、現状では部署ごとのカードに上限はあるのでしょうか？

高橋：
いえ、私の部署では上限を決めていません。オフィスペイを導入している4階は、主に接客で利用することが多く、飲料も来客用の購入がほとんどです。個人で購入することは少ないため、上限を決める必要はないと思っています。

ただ、部署によっては、事前申請制としてカードを貸し出しているところもあるようです。例えば「来客が3人だから3本を購入とする」といった感じですね。

将来は、社内の決済方法をオフィスペイで一本化したい

-今後、オフィスペイに期待することはありますか？

高橋：
社内販売の決済を、いずれはすべてオフィスペイで一本化したいと考えています。

例えば、当社では社内にオフィスカフェを設置しています。現状では、クレジットカードや交通系ICカードなどのキャッシュレス決済が可能です。ただ、来客用のコーヒー等を経費精算する場合はその都度帳簿に手書きする必要があるため、手間がかかります。

そこで、カフェにもオフィスペイを設置し、個人利用でも来客用でもオフィスペイで決済できるようになれば手間がかかりません。自動販売機と合わせて決済を一本化することもできます。

-確かに、決済方法をすべて統一できればもっとラクになりますね。

高橋：
ただし、いきなりすべての決済を一本化すると、個人利用なのか、来客用の購入なのかという管理がしづらくなります。

給与からの天引きなのか経費なのかなど、給与計算の手間が増えるため、人事や経理を担当する社員にとっては少し
抵抗があるかもしれません。

-そこは社全体で運用方法を決めていかなければいけないということですね。

高橋：
そうですね。一気に変えるというよりは、社員の意見も聞きながら少しずつ取り入れていければと考えています。

-オフィスペイの端末自体は、社員証を利用して一本化する準備はできているので、御社の状況に合わせてお手伝いできればと思っております！本日はありがとうございました！